Tímová práca, založená na spolupráci pri dosahovaní spoločných cieľov, je v dnešných spoločnostiach nevyhnutná. Entity sú tak tvorené sumou talentov, ktoré projektu pridávajú hodnotu. To znamená, Diferencované profily rámujú rôzne oddelenia. V Školení a štúdiách popisujeme kľúčovú postavu: office manažéra. Aké sú základné kompetencie a úlohy, ktoré vykonáva riaditeľ kancelárie?
1. Plánovanie nadchádzajúcich stretnutí
Riadenie harmonogramu je v podnikateľskom prostredí kľúčové. Je nevyhnutné stanoviť si poradie priorít, dodržiavať termíny a dosahovať týždenné ciele. Je dôležité integrovať schôdzky a stretnutia na najbližšie týždne do kalendára. Týmto spôsobom je možné robiť realistickú predpoveď a riadiť zmeny, ktoré môžu v tejto oblasti nastať. Napríklad, Možno bude potrebné zrušiť schôdzku, aby sa stretnutie posunulo na iný čas v kalendári.
2. Plánovanie udalostí
Stretnutia majú v kancelárii dôležitú hodnotu, no nie je to jediná záležitosť, ktorú musí riadiť manažér, na ktorého sa odvolávame. Napríklad, Obchodné cesty sú tiež vysoko integrované do podnikového rámca. Splnenie cieľov, ktoré sú súčasťou pracovnej cesty, si vyžaduje vysokú dávku plánovania na upresnenie detailov procesu.
3. Kancelárske potreby
Pracovný priestor zvyšuje profesionálny rozvoj zamestnancov, keď je vybavený potrebnými prostriedkami na vykonávanie funkcií. To znamená, že zamestnanci uplatňujú svoje schopnosti, zručnosti a kompetencie v praxi. Používajú však aj kľúčové nástroje a zdroje na vykonávanie úloh svojej práce. Napríklad, kancelárske potreby sú veľmi praktické. No a výmenu potrebných prvkov má na starosti office manager. To znamená, že sleduje materiály, aby aktualizoval inventár základnými náležitosťami predtým, ako sa minie konkrétna položka. Preto je v kontakte s rôznymi dodávateľmi pri riadení objednávok.
4. Komunikačné úlohy
Komunikácia je nevyhnutná v tímovom projekte a v každodennej práci kancelárie. V prostredí, v ktorom zasahujú rôzni odborníci, je nevyhnutné precvičiť si empatiu, asertivitu, spoluprácu, koordináciu... Komunikácia je nevyhnutná od chvíle, keď sa zamestnanec zapojí do nového pracovného tímu..
A v tom momente dostanete vhodnú podporu, aby ste zistili, aké sú funkcie pozície, aké pravidlá upravujú tímovú prácu a aké hodnoty sú súčasťou filozofie projektu. Dobre teda, Office manager patrí medzi profesionálov, ktorí sa starajú o kvalitu komunikácie v kancelárii. Poskytuje napríklad jasné pokyny k rôznym problémom.
5. Organizácia udalostí
Obchodné udalosti majú dnes zásadný význam. Podujatie poskytuje nezabudnuteľný zážitok okolo názvu projektu. V dôsledku toho je to vzorec, ktorý zvyšuje diferenciáciu a posilňuje imidž značky. Organizovanie podujatia je však veľmi náročná výzva, ktorá zahŕňa plánovanie, komunikáciu a riadenie nepredvídaných udalostí. To znamená, že podujatie má komplexný prístup: je nevyhnutné postarať sa o každý detail, aby bol konečný výsledok úspešný a naplnil očakávania účastníkov. Kancelársky manažér je veľmi všestranný profil, ktorý vykonáva veľmi rôznorodé úlohy v projekte. Venuje sa napríklad aj organizovaniu podujatí.
Na záver, ak chcete pracovať ako manažér kancelárie, majte na pamäti, že spolupráca je nevyhnutná v tomto profesionálnom profile, ktorý funguje ako tím.